Getting Things Done, czyli Magia Ogarniania

Ratunku, jestem freelancerem! Od ilu to… od dwóch lat może? Jeszcze nie do końca ogarnęłam dyscyplinę grafiku dnia, a na pewno nie wstaję o 6 rano żeby medytować. Organizacja pracy z domu jest wykonalna, ale coraz częściej dręczy mnie pytanie: jak pogodzić pracę dla klientów i codzienne sprawy z odległymi planami i tęsknotą za realizacją projektów-marzeń?

Czasami blokada decyzyjna ‚za co się zabrać’ całkiem mnie paraliżuje – co jest dla mnie priorytetem? Jak w ogóle się za to zabrać? Czy w ogóle mam czas i zasoby? Jak zaangażować się w więcej niż jeden projekt? Ugh!

Książkę Getting Things Done Davida Allena sprezentowała mi wiele wiele lat temu w dobrej wierze mama, kiedy kisnęłam w dołku paraliżu przed pisaniem którejś pracy dyplomowej. Oczywiście, że nie przeczytałam ani jednego zdania.

Obecnie jestem nastawiona jednak na działanie. Codzienne planowanie to nie tylko podstawa mojej pracy, ale i poniekąd hobby – wsiąkłam w cały ten świat bujo-plannerowy i uwielbiam poznawać i testować nowe rozwiązania.

Stąd pomyślałam, że metoda Getting Things Done może być fajnym uzupełnieniem mojego systemu i pomóc mi uporządkować w głowie priorytety.

O co chodzi w tym całym podejściu?

David Allen proponuje niejako KonMari do spraw. Wychodzi z założenia, że wszystkie pilne i nie pilne, ważne i niezbyt ważne zadania gdzieś tam siedzą w naszej podświadomości – kiedy pozostawimy je w głowie, zaczną nas dręczyć – ‚rób mnie, rób mnie teraz i cały czas, czemu tego nie robisz?’’.

Niektóre z nich są tak ogólnikowe, że nie mamy nawet jak ich ugryźć. Często odkładamy je na później aż do momentu gdy napuchną, będą ‚na teraz’ i dowalą nam kupą często niepotrzebnego stresu.

Zanim wiec zaczniemy dokładać sobie do kotła daleko idącymi planami na przyszłość, autor sugeruje by ogarnąć nasze sprawy u podstaw.

1. Poświecić tyle czasu ile potrzeba na to by zebrać WSZYSTKIE sprawy, które nas dotyczą, za które jesteśmy odpowiedzialni czy chcemy by wyglądały inaczej – te wszystkie ‚powinienemy’, ‚kiedyś mam zamiary’ i ‚muszemy’.

2. Przeanalizować jakie jest ich znaczenie i jakie najbliższe działania miałyby być dla nich podjęte, by ruszyć sprawę do przodu.

3. Uporządkować /działania/, zastanowić się jaki mają priorytet i w jakim kontekście mamy szansę wykonać je z sukcesem.

4. Umieścić je w naszym systemie, który będziemy regularnie przeglądać i z którego możemy czerpać zadania, które chcemy

5. Wykonać (ugh?)

Brzmi bardzo ‚magio-sprzątaniowo’, prawda? Z jednej strony jestem w stanie uwierzyć, że dzięki tak holistycznemu podejściu – wywróceniu wszystkiego na dywan i pozbieraniu kawałek po kawałku, system ma szansę się sprawdzić. Z drugiej – wiele osób zapewne przewróci oczami ‚no przecież nie rzucę wszystkiego i nie będę listował każdej pierdoły’ i podejdzie do tej metody wybiórczo. Pomoże to na pewnie najbardziej dręczące nas sprawy, ale pewnie nie uda się nam uzyskać ‚czystości umysłu’ dzięki której wykonywanie zadań ma stać się znacznie łatwiejsze. Zdaniem twórcy metody, uwalniając myśli i podświadomość od ‚co mam zrobić potem’ pozwala skupić się na tym co ‚tu i teraz’. Nawet mistrz Yoda by pochwalił.

Autor podkreśla, że w GTD bardzo ważne jest by oprzeć się pokusie ‚załatwiania kilku kroków na raz’ – spisując sprawy nie należy od razu rozpisywać poszczególnych kroków ani nie zastanawiać się nad priorytetami działań.

Duża cześć książki szczegółowo opisuje jakie narzędzia przydadzą się na poszczególnych etapach ‚ogarniania’. Niestety dużo z tych technikaliów jest mocno przeterminowana w mojej edycji książki z ery przed-smartfonowej, gdzie internet nie był jeszcze królem, a ‚personalne elektroniczne organizatory’ dopiero zaczynały się pojawiać w kieszeniach managerów. Jeśli będziecie zainteresowani sięgnięciem po tę książkę, spróbujcie dostać w miarę ‚aktualne’ wydanie.

Sednem metody Getting Things Done okazała się dla mnie identyfikacja ‚najbliższych działań’. Zbyt często na moich to-do listach pojawiały się ogólnikowe zadania typu: ‚wróć do pracy nad komiksem’, które w głowie jawiły mi się jako wielkie projekty nie do ugryzienia. Przesuwałam je wiec z tygodnia na tydzień, nie wiedząc tak naprawdę co mam z nimi zrobić, jednocześnie zadręczając się, że ‚nie potrafię się za nic zabrać’. Hańba!

Po lekturze kilku rozdziałów GTD prychnęłam ‚oczywiście!’ i zmieniłam zadanie na ‚poszkicuj’ (w ramach rozgrzewki przed komiksem). Brzmi dobrze, konkretne działanie. Nic jednak nie ruszyło z miejsca.

Po przeczytaniu reszty książki ponownie przewróciłam oczami. Może i ‚szkicowanie’ było najbliższym działaniem, ale jak miałam zabrać się za coś, co nie ma zdefiniowanego końca? Skąd miałam wiedzieć, że wykonałam zadanie? Kiedy mogłam podjąć decyzję, że ‚oho, teraz mam czas i energię na to, by zrealizować to zadanie do końca z sukcesem’. Co tak właściwie chciałam osiągnąć robiąc tę rzecz?

Do ogarniania projektów, czyli spraw, na które składa się więcej niż jedna czynność, David Allen proponuje podejście ‚wertykalne’ – często do identyfikacji ‚najbliższego działania’ potrzebujemy zrobić kilka kroków w tył, i przeanalizować kilka czynników.

1. Jaki jest cel tego, co chcemy zrobić? Po co i dlaczego to robimy? Co nam to da? Co chcemy osiągnąć?

2. Jak wyglada spektakularny sukces realizacji onej rzeczy? Wyobraźmy sobie siebie, jak dostajemy ten awans, złoty guzik jutuba czy wylegujemy się na wygodnym patio, które wyremontowaliśmy.

3. Zachęceni wizją, robimy nieokiełznaną burzę mózgów – jakie działania należałoby podjąć, by do tego stanu doprowadzić.

4. Następnie je porządkujemy – nie ze wszystkim da się ruszyć, możliwe że potrzebujemy zgromadzić więcej riserczu, nauczyć się pewnych umiejętności – jest to moment by bliżej i bardziej realistycznie przyjrzeć się zadaniom.

5. Na koniec znajdujemy ‚najbliższe działanie’ – absolutnie pierwszą podstawową czynność, która ruszy sprawę do przodu. Jeśli zajmie nam mniej niż 2 minuty – robimy ją od razu. Jeśli potrzebujemy dłuższej chwili – wrzucamy sprawę do naszego zbioru ‚najbliższych działań’ – idealnie jest, jeśli mamy konkretny dzień/godzinę w której musimy wykonać rzecz – wtedy wpis ląduje w kalendarzu.

Przemyślałam zatem mój projekt i wylistowalam czynność ‚naszkicuj 10 ryjów postaci X’. Teraz miałam znacznie lepsze pojęcie za co naprawdę mam się zabrać i kiedy mogę uznać zadanie za skończone.

No dobrze, mam już kilkanaście ‚najbliższych działań’ z różnych dziedzin życia. ZA CO MAM SIĘ ZABRAĆ?!

I tu autor nieco mnie rozczulił – ‚follow your kokoro!‚. Niektóre decyzje najlepiej podejmować intuicyjnie.

Możliwe, że pewne zadania najlepsze są do realizacji w określonym kontekście – przy komputerze, w kawiarni, w wolną sobotę? Kiedy mamy odpowiednią kieszeń czasu, by daną rzecz zmieścić w naszym grafiku? Ile energii będzie nas to kosztowało? Co w danej chwili przyniesie nam najwiecej korzyści? Wszystko po to, by wybrać taką czynność, o której możemy powiedzieć z największą pewnością, że wykonując ją odniesiemy sukces! A jeśli zupełnie nie potrafimy zachęcić naszego kokoro… możliwe że warto ponownie wrócić do kroku pierwszego – po co i dlaczego chcemy to zrobić? Bywa, że wizja sukcesu nas już nie kręci i że straciliśmy zainteresowanie projektem – to całkiem naturalne, ale uświadomienie sobie tego pozwoli ‚wyrzucić sprawę’ z listy i odzyskać wewnętrzny spokój.

Tak oto w dużym uproszczeniu jawi mi się zawartość książki – jeśli spodobało Ci się to podejście, zachęcam do lektury lub przejrzenia~

Komu tak naprawdę mogę polecić GTD? Myślę, że osobie, która jest w pełni gotowa do działania, ale chaos jest dla niej zbyt przytłaczający i tworzy blokadę kreatywną.

Jeśli natomiast osobo cierpisz na brak chęci, poczucia, że cokolwiek ma sens, paraliżujący brak wiary we własne możliwości, ale jednocześnie trawią cię wyrzuty sumienia, że ‚nic nie robisz’, to uważam, że nie jest to najlepszy moment na tę książkę. W pomocy w ‚ogarnianiu życia’ i stresu najbardziej skuteczna może być terapia – na przykład kognitywno-behawioralna. Czyli najpierw CBT, a potem GTD ; )

CBT daje techniki, które pomagają głowie wrócić na właściwe, aktywne tory i zdejmują te największe blokady, które sprawiają, że czujemy się bezradni – polecam ją jako pierwszy krok w sytuacji, kiedy naprawdę nie potrafimy ruszyć z miejsca.

Ściskam i powodzenia!!

2 komentarze

  1. Książkę mam na półce od lat (też podarowana w dobrej wierze hyhy), ale właśnie – jeszcze się do niej nie zabrałam. Niemniej Twoja recenzja mnie naprawdę zachęciła 😀 Może wpiszę ją na listę priorytetów i codziennie po jednym rozdziale przeczytam, a potem wdrożę? Brzmi jak plan 😉 Czekam na kolejne wpisy i rozwój stronki!

    Follow your kokoro Dran! :*

    Kami
  2. Bardzo fajny wpis.

    Ja pierwszy raz z GTD miałem styczność na studiach ponad 10 lat temu gdy szukałem programme kalrndarzowo-zadaniowych na potrzeby ogarniania zajęć. Nie zaczynałem zatem od książki i teorii tylko od razu od praktyki. Programy miały taki a nie inny workflow, diagramy, kalendarze, pola do wypełniania i raporty że nie dało się inaczej niż większe zadania rozbijać na kroki i nadawać im priorytety oraz kryteria sukcesu by same się „zapalały na zielono” oraz zależności by było widać jaki jest impact lub co mnie blokuje.

    Na studia ten subset zagadnień był jak znalazł, pamiętam że na samym początku rozpisywanie wszystkiego zajmowało dużo czasu ale potem szło jak z płatka.

    Potem w pracy starałem się wykorzystać, ale ze swojej natury planowanie i zadania w pracy wyglądają inaczej. Na studiach wszystko jest z góry określone – materiał, data egzaminu / testu no i kryteria sukcesu są łatwo mierzalne – zaliczone / nie zaliczone. W pracy już tak łatwo nie jest. Są zadania okresowe, są zadania bieżące i są „pożary” do gaszenia. Zarzucilem więc korzystanie z programów GTD które wymagały dużo energii i czasu na upkeep – w środowisku gdzie ciągle coś się dzieje, priorytety są zmienne a zadania potrafią same znikać i się pojawiać to mi się nie sprawdzało. Leciałem na żywca.

    Kolejny łyk GTD to był awans na zastępcę kierownika i szereg szkoleń z zarządzania czasem, zespołem oraz szkolenia z dziedziny „coachingu” czy „leadershipu”. Wtedy łyknąłem więcej teorii, poznałem więcej narzędzi w metodologii i wróciłem do ręcznego notowania oraz prostszych systemów IT wymagających mniej energii i czasu.

    Zacząłem też stosować zdobytą wiedzę w życiu codziennym. Przydało się podczas remontu – planowanie zakresu prac, budżetu, wybór wykonawców, kontakt, ogarnianie sklepów.

    Mogę więc polecić metodologię też studentom czy managerom ale ogólnie w życiu też się przydaje gdy zbliża się większy „projekt”.

    Ami

Pozostaw odpowiedź Kami Anuluj pisanie odpowiedzi

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *